Preminule osobe u spisima klijenata: razlikovati GDPR i pristup ostavini

Prema uvodnoj izjavi 27, Opća uredba o zaštiti podataka, GDPR, u pravilu se ne primjenjuje na lične podatke preminulih osoba. Ovo isključenje samo po sebi ne odgovara na pitanje da li se spis klijenta smije otvoriti, poslati rođaku ili koristiti za brisanje digitalnog računa. Podatke o preminuloj osobi treba odvojiti od podataka živih osoba i od drugih zakonskih ili ugovornih obaveza.

Ovaj tekst razvrstava osnovno pitanje zaštite podataka nakon smrti. U središtu su spisi klijenata, podaci digitalnih računa, pristup ostavini, povjerljivost i miješani skupovi podataka. Pitanje ko je nasljednik i kako se vodi ostavina pripadaju drugim pravnim pitanjima koja zavise od dokumenata i okolnosti slučaja.

Uvodna izjava 27 GDPR-a izričito navodi da se Uredba ne primjenjuje na lične podatke preminulih osoba. Pravilo odražava usmjerenost GDPR-a na zaštitu živih fizičkih osoba pri obradi njihovih ličnih podataka. Član 4 tačka 1 definiše lične podatke kao informacije koje se odnose na identifikovanu ili odredivu fizičku osobu.

Isključenje ima ograničeno značenje. GDPR u pravilu nije neposredna osnova prava ispitanika za podatke preminule osobe. Uvodna izjava 27 istovremeno dopušta državama članicama da propišu vlastita pravila za obradu takvih podataka. Smrt zato može otvoriti dodatna pravna pitanja izvan GDPR-a.

U praksi nije dovoljno reći da se GDPR više ne primjenjuje. Prije otkrivanja, dalje upotrebe ili brisanja odredite informaciju, podnosioca zahtjeva, svrhu i traženu radnju. Zatim provjerite da li važe nacionalna, ugovorna, profesionalna ili druga pravila povjerljivosti.

Spis klijenta i nakon smrti može sadržati brojne podatke živih osoba. To mogu biti nasljednici, rođaci, ovlašteni zastupnici, zaposleni, poslovni partneri ili osobe spomenute u porukama i prilozima. Član 4 tačka 1 GDPR-a i dalje važi kada se osoba može direktno ili posredno prepoznati.

Informacija o preminuloj osobi može istovremeno govoriti i o živoj osobi. Poruka može opisivati porodične odnose, zahtjev za pristup može otkriti identitet podnosioca, a punomoć može sadržati lične podatke ovlaštene osobe. Smrt ne uklanja tu posebnu vezu s ličnim podacima.

Zato se kod zahtjeva za pristup spis mora podijeliti na kategorije podataka. Odredite koje informacije se odnose na preminulu osobu, koje na žive osobe i da li je potreban djelimičan pristup ili prekrivanje. Tekst o zahtjevu za pristup prema članu 15 GDPR-a objašnjava identitet, obim pretrage i kopiju podataka živih ispitanika.

Spisi klijenata rijetko su ograničeni na jednu osobu. Ugovori, e-mailovi, bilješke razgovora, računi, identifikacioni dokumenti i tehnički zapisi mogu povezivati više osoba i svrha. Za podatke živih osoba član 5 GDPR-a, između ostalog, traži ograničenje svrhe, smanjenje količine podataka i sigurnost koja odgovara riziku.

Smrt je zato razlog za novu provjeru spisa, a ne konačan odgovor. Ona sama nije pravni osnov za otkrivanje niti razlog za trenutno brisanje svega. Za svaku kategoriju podataka treba procijeniti da li je još potrebna za određenu svrhu, ko joj treba pristupiti i koji pravni osnov prema članu 6 GDPR-a podržava obradu podataka živih osoba.

Posebno pažljivo postupajte sa zdravstvenim podacima, privatnim porukama, podacima za pristup i podacima trećih lica. Tehnička kopija cijelog spisa može sadržati više informacija nego što tražena svrha zahtijeva. Tekst o anonimizaciji i pseudonimizaciji pomaže pri procjeni da li je veza s ličnom osobom zaista prestala ili se može obnoviti dodatnim znanjem.

Zahtjev za pristup može nastati u vezi s ostavinom, na primjer kada osoba traži dokumente, poruke ili podatke digitalnog računa koji su pripadali preminuloj osobi. Prvo pitanje zaštite podataka jeste da li se tražene informacije odnose samo na preminulu osobu ili sadrže i podatke živih osoba te povjerljive informacije o drugima.

Pristup se ne dokazuje samo time što se podnosilac opisuje kao rođak ili nasljednik. Važni mogu biti dokazi, punomoći, ugovorni uslovi, profesionalna tajna, zakonska povjerljivost i druga nacionalna pravila. Ovaj tekst ne odlučuje o nasljedstvu i ne vodi ostavinu. On prikazuje pitanja zaštite podataka koja treba urediti prije otkrivanja.

Digitalni računi imaju dodatnu tehničku i ugovornu dimenziju. Na račun, arhivu poruka, pristup uređaju i sačuvane datoteke mogu se primjenjivati različita pravila. Precizno odredite traženu radnju: informaciju, kopiju, prenos, ograničenje, brisanje ili pristup usluzi. Svaka radnja traži vlastiti osnov i ograničenje na nužni obim.

Isključenje podataka preminulih osoba iz GDPR-a ne znači da spis klijenta treba izbrisati bez dodatne provjere. Ugovorne obaveze, profesionalna tajna, zakonske obaveze dokumentovanja ili čuvanja i potreba očuvanja dokaza mogu uticati na postupanje sa spisom. Koja obaveza važi zavisi od sadržaja i relevantne poslovne oblasti.

Važi i obrnuto. Opća navika čuvanja ne opravdava neograničenu upotrebu cijelog spisa. Odredite koji se dokumenti čuvaju za koju svrhu, ko im smije pristupiti i kada se ponovo provjeravaju brisanje ili ograničenje. Za žive osobe i dalje su važni principi iz člana 5 GDPR-a i odgovarajući pravni osnov prema članu 6.

I povjerljivost treba konkretno procijeniti. Spis može sadržati informacije o preminuloj osobi, živim rođacima, poslovnim partnerima ili organizaciji. Zabilježite koje se informacije otkrivaju, koji se dijelovi uskraćuju ili prekrivaju i koje pravilo ili procjena interesa podržava odluku.

Počnite potpunim pregledom. Zabilježite spis klijenta, digitalne račune, poruke, priloge, sigurnosne kopije, primaoce i traženi pristup. Označite preminulu osobu, svaku prepoznatljivu živu osobu i informacije povezane s pravnim licem ili čisto tehničkim postupkom.

Zatim razvrstajte traženu radnju i svrhu. Da li se traži kopija, pojedinačna informacija, ograničenje, brisanje ili nastavak upravljanja računom? Zabilježite ko je podnio zahtjev i koje dokumente ta osoba dostavlja. Provjera identiteta i ovlaštenja ne treba se ograničiti na to da zahtjev zvuči uvjerljivo.

Na kraju dokumentujte odluku za svaku kategoriju podataka. Zabilježite pravni osnov, primaoca, obim, prekrivanje, povjerljivost, čuvanje i datum sljedeće provjere. Koncept brisanja podataka klijenata i potencijalnih klijenata dopunjuje opće uređenje svrha, čuvanja i postupaka brisanja. Nakon smrti taj okvir treba prilagoditi konkretnom spisu i dodatnim pravilima koja važe.

Provjeravamo sadržaj spisa, podatke živih osoba, traženi pristup, dostavljene dokaze i ugovorne, profesionalne i zakonske obaveze povjerljivosti ili čuvanja. Za početnu procjenu korisni su spis klijenta, zahtjev, tražena radnja, planirani primaoci i punomoći ili drugi dokazi. Obratite nam se kada smrt zahtijeva razlikovanje zaštite podataka, povjerljivosti i pristupa ostavini. Pretplatite se na pravne novosti.