Evidencija aktivnosti obrade

Evidencija aktivnosti obrade je strukturisana dokumentacija postupaka obrade u jednom preduzeću. Prema članu 30 GDPR-a, voditelji obrade vode evidenciju o obradama za koje su odgovorni. Izvršitelji obrade bilježe kategorije obrada koje obavljaju u ime svakog voditelja obrade. Tako se može razumjeti koji se lični podaci obrađuju, u koju svrhu, za koje primaoce i koliko dugo.

Član 30 GDPR-a traži, između ostalog, podatke za kontakt voditelja obrade ili izvršitelja obrade, svrhe obrade, kategorije lica i ličnih podataka, primaoce, prenose u treće zemlje, predviđene rokove brisanja kada je to moguće i opšti opis tehničkih i organizacionih mjera zaštite kada je to moguće. Evidencija se može voditi elektronski i mora se na zahtjev staviti na raspolaganje nadzornom organu. Ona nije obavještenje o zaštiti podataka i ne zamjenjuje provjeru konkretne obrade.

Izuzetak za preduzeća s manje od 250 zaposlenih važi samo pod uskim uslovima. Ne važi naročito kada obrada vjerovatno predstavlja rizik za prava i slobode lica, kada nije povremena ili kada obuhvata posebne kategorije ličnih podataka odnosno podatke iz člana 10 GDPR-a. Nove postupke, pružaoce usluga, primaoce i rokove čuvanja treba blagovremeno unijeti u evidenciju. Tema usklađenost i upravljanje privatnošću pomaže pri raspodjeli odgovornosti. Za spoljne pružaoce usluga korisni su sadržaji o izvršiteljima obrade i pružaocima usluga i kontrolna lista za provjeru izvršitelja obrade.