Ograničenje čuvanja

Ograničenje čuvanja je jedno od načela iz člana 5. stav 1. GDPR-a. Lični podaci ne smiju se čuvati neograničeno. Rukovalac treba za svaku aktivnost obrade odrediti period čuvanja ili objektivno provjerljive kriterije za brisanje koji su potrebni za konkretnu svrhu.

Potrebno trajanje zavisi od svrhe i vrste podataka. Podaci zaposlenih, odnosi s klijentima, prijave za posao, videozapisi i marketinški podaci zato mogu zahtijevati različite periode čuvanja i korake provjere. Zakonske obaveze čuvanja mogu zahtijevati duže čuvanje, ali same po sebi ne rješavaju sve druge obaveze prema GDPR-u. Kada svrha prestane, podatke treba izbrisati ili anonimizirati tako da osoba više ne može biti prepoznata, osim ako druga pravna osnova opravdava dalje čuvanje.

Član 5. stav 1. tačka e GDPR-a predviđa posebnu iznimku za arhiviranje u javnom interesu te za naučna ili istorijska istraživanja i statističke svrhe. Za to su potrebne odgovarajuće tehničke i organizacione mjere prema članu 89. stav 1. GDPR-a. U praksi politika čuvanja i brisanja treba da zabilježi svrhe, periode, izuzetke, odgovornosti i redovnu provjeru. Oblasti usklađenost i upravljanje privatnošću i zaštita podataka zaposlenih pokazuju kako se ova procjena može ugraditi u organizacione procese.