Auskunftsbegehren bearbeiten
Von der ersten Nachricht bis zur nachvollziehbaren Antwort: Prüfen Sie ein Auskunftsbegehren nach Art. 15 DSGVO Schritt für Schritt.
Praktische Checkliste für Unternehmen: Eingang, Identität, Datenbestände, Frist, Datenkopie und dokumentierte Antwort auf ein Auskunftsbegehren.
Ein Auskunftsbegehren nach Art. 15 DSGVO verlangt eine geordnete Prüfung. Entscheidend ist nicht nur, welche Daten Ihr Unternehmen findet, sondern auch, ob Sie den Eingang, die Identitätsprüfung, die Fristberechnung und die Antwort nachvollziehbar dokumentieren.
Diese Checkliste beschränkt sich auf das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht. Sie behandelt keinen zivilrechtlichen Auskunftsanspruch, keine Rechnungslegung und keine Akteneinsicht. Bei einer unklaren oder umfangreichen Anfrage hilft eine frühe Einordnung, damit die Antwort innerhalb der gesetzlichen Frist vollständig und verständlich bleibt.
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0 von 39 Punkten erledigt
01 Eingang erfassen und Anliegen einordnen
Sichern Sie zuerst den Eingang und klären Sie, worauf sich die Anfrage bezieht.
02 Identität und Vertretung angemessen prüfen
Eine Identitätsprüfung darf das Recht schützen, aber nicht unnötig erschweren.
03 Verarbeitungen und Datenbestände vollständig prüfen
Erstellen Sie eine belastbare Suchspur über alle Stellen, an denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
04 Auskunft, Datenkopie und Schutz Dritter vorbereiten
Die Antwort muss die gesetzlich verlangten Informationen und eine verständliche Kopie abdecken.
05 Frist und Antwort richtig steuern
Behalten Sie die Monatsfrist und eine allfällige Verlängerung aktiv im Blick.
06 Antwort übermitteln und Vorgang abschließen
Eine gute Antwort lässt erkennen, was geprüft wurde und welche Informationen die betroffene Person erhält.
Rechtlicher Rahmen
Art. 15 DSGVO gibt der betroffenen Person das Recht auf Bestätigung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die Verarbeitung und auf eine Kopie der personenbezogenen Daten. Zur Auskunft gehören unter anderem Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer, Herkunft und Informationen über automatisierte Entscheidungen.
Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO ist die Information ohne unangemessene Verzögerung und grundsätzlich innerhalb eines Monats zu erteilen. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen kann die Frist unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlängert werden. Art. 12 Abs. 5 DSGVO regelt die Ausnahmefälle für angemessene Kosten oder eine Ablehnung, Art. 12 Abs. 6 DSGVO die zusätzliche Identitätsprüfung bei begründeten Zweifeln.
Die Datenkopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Ausnahmen, Schwärzungen und eine allfällige teilweise Nichterfüllung brauchen deshalb eine konkrete, nachvollziehbare Prüfung.
Diese Checkliste bietet eine allgemeine Orientierung zum Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO. Ob eine konkrete Einschränkung, Schwärzung oder Fristentscheidung zulässig ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
Wenn die Anfrage rechtlich oder praktisch schwierig wird
Lassen Sie den Vorgang frühzeitig prüfen, wenn die Identität unklar bleibt, Daten über mehrere Verantwortliche verteilt sind, Rechte Dritter betroffen sein können oder eine vollständige Antwort innerhalb der Frist nicht sicher möglich ist.
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Mag. Bernhard Brandauer, Rechtsanwalt
BRANDAUER Rechtsanwälte
Mag. Bernhard Brandauer begleitet Unternehmen bei der rechtlichen Einordnung und bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen.
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